История успеха внедрения системы Vitro-CAD в ОАО «Институт Белгоспроект»

Целями и задачами внедрения системы Vitro-CAD являлись обеспечение всех участников проекта актуальной и необходимой информацией о проекте и о технических и организационных требованиях, повышение эффективности и прозрачности процессов, ускорение документооборота, сокращение времени взаимодействия участников процесса и создание электронного архива проектной документации.

С помощью подрядчика – ЧТУП «Главтелеком» – была внедрена и настроена единая автоматизированная среда общих данных Vitro—CAD.

В системе размещены библиотеки для хранения текущей проектной документации, архива, а также для тендеров, договоров и актов, перечней исходных данных (полученных и ожидаемых). Предусмотрено разделение прав доступа (некоторые списки и библиотеки документов доступны ограниченному количеству пользователей). Структуры хранения документации создаются с помощью шаблонов.

В системе ведутся вспомогательные списки, такие как «Экспликация зданий и сооружений» (фиксирует номера по генплану), «Инвентарная книга учета поступления технической документации в архив» и «Журнал учета документации, выданной во временное пользование» (автоматизация деятельности технического архива по приему и выдаче документации).

Была настроена работа по автоматическому формированию состава проекта, учитывающего разделы, комплекты, подразделы, этапы, очереди, стадии, части и книги (некоторые из этих папок могут создаваться непосредственно отделами и возникать по мере проработки проекта, поэтому состав проекта на начальном этапе может отличаться от состава проекта непосредственно перед передачей заказчику). Одним кликом ГИП может получить актуальный состав проекта на текущий момент.

Организована отдельная среда для оперативной коммуникации с внешними участниками (субподряд). Для каждого контрагента создается отдельное пространство, к которому имеет доступ внешний участник, не получая доступа к основному пространству предприятия. Пользователи локальной сети предприятия имеют доступ и к внутренней среде, и к внешней.

Для контроля сроков основных этапов и выпуска проекта используется модуль VitroPlanner (план-графики), позволяющий назначать плановые сроки и формировать задачи непосредственно исполнителям. Система оповещений (при запуске задачи на исполнителя и за 3 дня до приближения сроков) помогает сотрудникам в условиях высокой загруженности вовремя обращать внимание на важные задачи. Доступ к план-графикам имеют все сотрудники через web-браузер, информация актуализируется моментально, поэтому все заинтересованные в онлайн режиме видят одну и ту же информацию.

Активно используется модуль «Рабочие процессы» (VitroWorkflows). Организованы бизнес-процессы по передаче задания между специалистами смежных подразделений, а также для рассмотрения входных данных заказчика и продукции, предоставленной субподрядчиком, внутреннее согласование проектно-сметной документации.

Командой технической поддержки Vitro-CAD отдельной доработкой был реализован процесс печати, позволяющий сотрудникам направлять в отдел выпуска документацию в электронном виде с выбором нужных параметров печати и автоматическим формированием списка напечатанной документации с подсчетом расхода бумаги и тонера (с учетом цветности, форматов, количества листов и экземпляров). Ранее данные вносились специалистом отдела выпуска в бумажный журнал и подсчет велся вручную.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить прозрачность взаимодействия, уменьшить использование бумажных копий, принимать документацию в электронном виде.

Внедрение автоматизированной системы управления проектными данными Vitro-CAD позволило сформировать единую базу знаний о различных аспектах проектной деятельности предприятия (непосредственно проектирование, а также сопутствующие реестры и списки, например, договора и доп.соглашения, архив, выпуск документации),  наладить взаимодействие участников внутри предприятия между собой, а также сотрудников института с внешними субподрядчиками, повысить скорость актуализации проектной документации и оперативность передачи данных, организовать доступ к проектной документации в электронном виде в любой момент времени, сформировать электронные версии рабочей документации.

Система Vitro-CAD, внедренная в ОАО «Институт Белгоспроект», позволяет заказчику эффективно управлять большим объемом проектно-сметной документации, минимизировать временные затраты сотрудников на обмен и поиск информации, координировать действия всех участников проектирования.

ОАО «Институт Белгоспроект» использует возможности системы Vitro-CAD по максимуму, и видит перспективы развития. Прорабатывается реализация юридически значимого архива (с применением ЭЦП), возможность подсчета трудозатрат, а также переход на новую мультиплатформенную версию.