Разработчиком проектно-сметной документации, в основном, выступает Инженерно-технический центр РУП «Могилевэнерго». Задачей проектировщиков является размещение документации по проекту на подсайте соответствующего заказчика (филиала электрических сетей) и запуск рабочего процесса согласования, а также корректировка и повторное согласованиеи документации в случае необходимости внести изменения.
Большое внимание уделено формированию информационной таблицы «Ход проекта», которая заполняется на стороне заказчика (филиала электрических сетей), но может быть использована владельцем объекта – самим РУП «Могилевэнерго» для получения оперативной информации по проектам и аналитики в различных разрезах (по датам, по контрагентам, по видам объектов, протяженности, расположению и пр.). В данный момент эта информация предоставляется по запросу РУП «Могилевэнерго» и формируется в MS Excel на стороне заказчика.
Автоматизирована смена статуса проектов в зависимости от полученных заключений и документов (например, после заполнения графы «Дата передачи документации на госэкспертизу» статус меняется на «ПСД на госэкспертизе», а когда будет заполнена графа «Дата и номер приказа об утверждении СП» проекту присвоится статус «ПСД разработана и утверждена»).
С помощью инструментов системы настроен функционал «Рабочие процессы» (VitroWorkflows). Организованы бизнес-процессы по согласованию и приемке документации между заказчиком, проектировщиком и владельцем объекта. Этот функционал позволяет проводить согласование без использования бумажных копий, принимать от проектировщиков документацию в электронном виде. Рабочие процессы последовательно-параллельные, разветвленные (могут создаваться подпроцессы), с формированием оповещений на электронную почту исполнителям (в т.ч. при приближении сроков).
